Mes missions
Dans le cadre de mes études, j'ai été amenée à effectuer un stage de quatre mois en Irlande.
Bien souvent on associe le rôle du stagiaire en entreprise à l'image du larbin auquel on charge de faire des photocopies à tous va et à préparer des cafés. Mon stage s'est déroulé dans une entreprise touristique cependant mes missions ont été bien différentes de ce stéréotype. Pour vous donner une idée de ce que j'ai pu réaliser durant ce stage, voici un résumé de mes missions.
Bien souvent on associe le rôle du stagiaire en entreprise à l'image du larbin auquel on charge de faire des photocopies à tous va et à préparer des cafés. Mon stage s'est déroulé dans une entreprise touristique cependant mes missions ont été bien différentes de ce stéréotype. Pour vous donner une idée de ce que j'ai pu réaliser durant ce stage, voici un résumé de mes missions.
Mon stage se déroule au sein du département réceptif (ou incoming), c'est à dire que l'on prépare des séjours pour des touristes se rendant en Irlande. En l'occurrence, les personnes pour lesquelles nous travaillons sont essentiellement des groupes d'étudiants.
1er mois: 16 avril - 11 mai 2012
Ce premier mois de stage a surtout été concentré sur l'introduction de l'entreprise et la préparation de séjours.
Ce premier mois de stage a surtout été concentré sur l'introduction de l'entreprise et la préparation de séjours.
- J'ai eu l'opportunité d'assister à des réunions professionnelles, où des clients potentiels ont proposé et négocié leurs produits.
- Equipée d'un poste informatique, j'ai pu réaliser des documents via la suite bureautique Microsoft Office: liste de candidats, d'intervenants, ajournement de feuilles de comptes...
- C'est par l'intermédiaire d'une boite de messagerie électronique que sont effectuées la plupart de nos correspondances. J'ai ainsi pu répondre à plusieurs requêtes pour des candidatures à des programmes proposés par l'entreprise. Mais aussi effectuer mes premiers booking, c'est à dire des réservations pour différents prestataires: hôtellerie, restauration, visites...
2ème mois: 14 mai - 8 juin
Nos premiers groupes sont arrivés au début de mon deuxième mois de stage. J'ai ainsi pu effectuer des missions aussi bien au bureau que sur le terrain.
Nos premiers groupes sont arrivés au début de mon deuxième mois de stage. J'ai ainsi pu effectuer des missions aussi bien au bureau que sur le terrain.
- J'ai effectué des tâches administratives du domaine de la comptabilité: feuilles de comptes, factures, récépissés...
- Pour la venue de nos groupes j'ai été amenée à préparer des dossiers informations. Pour cela j'ai créé des cartes simplifiées mettant en évidence les principaux lieux faisant parti du programme de chaque groupe. Les cartes étaient ajoutées aux brochures touristiques et au programme dans un dossier ensuite remis à chaque participant.
- Il a été nécessaire à plusieurs reprises de rendre visites à des prestataires pour finaliser des réservations: tickets de théâtre, pass pour le bus touristique...
- Bien sûr j'ai également eu l'opportunité de rencontrer nos groupes. À plusieurs reprises, mes supérieurs et moi-même les avons rencontrés pour une simple réunion d'information et pour les dernières consignes concernant le programme. Nous les avons aussi accompagnés sur certains lieux de sortie prévues dans leur itinéraire.
3ème mois: 11 juin - 6 juillet
Mes missions ont été plutôt similaires au mois dernier.
- J'ai continué à travailler sur les groupes à venir tout en m'occupant de la partie administrative: un peu de comptabilité (factures, ajournement des feuilles de comptes, calcul des dépenses en espèce...), effectuer des réservations...
- Pour accueillir nos groupes, j'ai été amenée à constituer des lettres de bienvenue joint à quelques plans de Dublin que j'avais au préalable réalisés.
- Sur le terrain, nous avons préparé la venue d'évènements spéciaux auxquels j'ai par la suite pu participer. Cérémonie de remise de diplômes dans un restaurant précédant le diner d'adieu, soirée quizz dans un pub, réunion d'ouverture du séjour... Il a fallu nous rendre sur place quelques heures avant afin de faire la mise en place de la salle et tester et installer le matériel (microphone, enceintes, tableau blanc...)
Dernier mois: 9 juillet - 24 août
Ce dernier mois s'est essentiellement consacré à deux programmes de cours d'été, pour lesquels j'ai dû travailler dès mes premières semaines de stage. Au programme:
- Accompagnement de groupes à des soirées et des visites
- Suite au départ de nombreux groupes, j'ai été chargé de m'occuper de la partie comptabilité: ajournement des feuilles de coûts avec les factures reçues et en fonction de l'itinéraire effectué, calcul des dépenses en espèces avec les différents reçus conservés...
- J'ai soumis de nombreuses demandes de paiement auprès de notre service comptabilité afin de payer nos différents intervenants sur les programmes. Par la suite, j'ai pu adresser les différents chèques établis.
- Préparation de cérémonies en organisant la salle incluant la décoration et confection de pack cadeaux à destination des responsables de groupes.
- Réalisation de programmes, cartes de ville et menus de restaurant...
- Le tout, en continuant la correspondance avec les prestataires pour l'ajournement des réservations et la réception de factures...
Pour résumer.
Ce stage n'était pas vraiment ce à quoi je m'attendais, mais ce fut une belle surprise. J'ai appris en 4 mois beaucoup plus que je ne pensais. Les tâches très différentes les unes des autres m'ont également permis d'apprendre un peu toutes les facettes de la production touristique: de la réservation à la comptabilité en passant par la prise de contact directement sur le terrain... Bref, une bonne expérience.
Ce stage n'était pas vraiment ce à quoi je m'attendais, mais ce fut une belle surprise. J'ai appris en 4 mois beaucoup plus que je ne pensais. Les tâches très différentes les unes des autres m'ont également permis d'apprendre un peu toutes les facettes de la production touristique: de la réservation à la comptabilité en passant par la prise de contact directement sur le terrain... Bref, une bonne expérience.